朝、ポータルの反響が2件。昼にLINEで内見の相談が1件。夕方、先週のお客様からメールで「あの物件まだありますか」。それぞれ別のアプリに来る。
夜、ふと気づく。昼のLINEに返していない。先週のお客様には、そもそも2回目の連絡をしていない。返すつもりだった、で1日が終わっていました。
反響対応の失敗は、返信の内容より「返していないことに気づかない」ことで起きます。連絡手段が分かれているほど、未返信はどこかに沈みます。
「追客コックピット」は、お客様ごとのやり取りを1か所に記録して、未返信と放置を自動で上に上げるために作ったツールです。この記事では、実際の画面で、反響の登録から対応済みになるまでを紹介します。
反響対応の何がつらかったのか
反響のやり取りで抜けが出るのは、次の3か所でした。
- 連絡手段がばらばら。LINE、メール、ポータルのメッセージ。どこに未返信があるかを、アプリを順に開いて確かめていました。
- 「返した」と「返していない」の区別がつかない。頭の中では返したつもりでも、実際は下書きのまま。夜になって気づくのはこの型でした。
- 2回目以降の追客が落ちる。1回返せば安心して、3日、1週間と空く。追いかけるべきお客様ほど、静かに消えていきます。
返信を書く時間より、「誰に返していないか」を探す時間と、気づかないまま過ぎる時間が負担でした。
作ったもの：追客コックピット
この章の流れ
- 「＋ 顧客を追加」で反響を登録する
- 上段のKPIと一覧で、いま誰に返していないかをつかむ
- お客様を選んで、受信を記録する
- 右の欄で下書きを書いて、送信アプリへコピーする
- 送ったら「自分の返信を記録」で対応済みにする
1「＋ 顧客を追加」で反響を登録する
お名前・連絡手段・温度感・希望エリア・予算・種別を入れます。「最初の問い合わせ内容」に、お客様からの連絡の本文を貼り付けてください。要点だけでも構いません。
保存すると、そのお客様は「未返信」として一覧に載り、経過時間が動き始めます。中央の赤い帯が「初動が遅れている」の合図です。
見え方を先に確かめたいときは「サンプルを読み込む」で架空のお客様を入れられます。社員全員に見えるので、確かめ終わったら削除してください。
2上段のKPIと一覧で、いま誰に返していないかをつかむ
未返信・放置3日以上・対応済みの件数と、いちばん急ぎの反響からの経過時間が常に出ます。朝いちにここを見るだけで、その日の最初の一手が決まります。
一覧は返信の遅れが大きい順です。「未返信」「放置3日+」「対応済み」のチップで絞り込めて、温度感（🔥🌤❄️）も一覧に出ます。
3お客様を選んで、受信を記録する
お客様を選ぶと、中央に受信と送信が時系列で並ぶ形です。上の帯には希望条件とメモが出るので、前回の話を思い出してから返せます。
新しい連絡が来たら「＋ お客様からの連絡を記録」で本文を貼り付けてください。記録した時点でそのお客様は未返信に戻り、経過時間が再び動き始めます。
4右の欄で下書きを書いて、送信アプリへコピーする
右の欄に返信の下書きを書きます。トーン（丁寧・フランク・追客・後押し）のボタンはAIによる下書き生成に備えたもので、いまは準備中です。現在は手で書く欄として使い、サンプルのお客様では見本の文面が入ります。
「コピーして送信アプリへ」で下書きをコピーし、LINEやメールアプリに貼り付けて送ります。このツールに送信ボタンはありません。送るのは、必ずご自身の手です。
5送ったら「自分の返信を記録」で対応済みにする
送った本文を貼り付けて記録すると、そのお客様は「対応済み」になり、一覧は次の未返信へ移ります。本文を残さずに済ませるなら「✓ 返信済みにする」でも構いません。
最後のやり取りから3日あくと、自動で「追客待ち」に変わります。2回目以降の追客が落ちるのを、ここで拾う仕組みです。お客様の希望条件・温度感・メモは「✎ 編集」からいつでも直せて、名前での検索もできます。
この画面を、そのまま7日間使えます
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できないこと・注意点
- LINEやメールとの自動連携はありません。本文は手で貼り付けて記録します。会員版は「記録する場所」として使う形です。
- このツールから送信はできません。下書きをコピーして、送信アプリから送ってください。誤送信を防ぐために、あえて送信ボタンを持たせていません。
- AIによる下書きの自動生成は準備中です。トーンのボタンは、その準備のために置いてあります。
- 同時編集と削除には注意が必要です。同じお客様を2人が同時に編集すると、後から保存した側がやり直しになります。削除すると社員全員の一覧から消え、元に戻せません。
記録は会社のサーバーに保存され、社員全員で同じ一覧を見ます。「自分だけのメモ」ではなく「会社の反響台帳」として使ってください。
よくある質問
追客コックピットについて、よく聞かれることをまとめました。
Q. 「追客待ち」は何を基準に決まりますか？
対応済みのお客様で、最後のやり取りから3日以上あいたものです。自動で黄色になります。
Q. サンプルのお客様を消したいのですが？
そのお客様を選んで「✎ 編集」→「削除」です。1人ずつ消えます。
Q. メモはお客様に見えますか？
見えません。社内だけの記録です。
Q. 案件進捗ボードとはどう使い分けますか？
追客コックピットは「返信の遅れ」を見る場所、案件進捗ボードは「申込から決済までの期限」を見る場所です。反響が案件になったら、ボードに登録してください。
明日の朝いちで、試してみてください
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7日後はロックされますが、データは消えません
まとめ
反響対応で失っていたのは、返信の文章ではなく「返していないことに気づく時間」でした。このツールは、未返信と放置を自動で上に上げて、朝いちに開けば最初の一手が決まる状態を作るための道具です。
わたし自身の反響で毎日使っているので、経過時間の見せ方や追客待ちの基準は、使いながら直しています。LINEの海に沈む反響を減らしたい方に、そのまま使ってもらえたらうれしいです。
現役の宅建士・不動産エージェント（大阪府）。ここにあるツールは、全部自分の業務で困って作ったものです。