媒介の期限とローン特約の期日を、
頭とメモで管理するのをやめる

案件の期限は、種類も置き場所もばらばらです。頭に入っているうちは回りますが、件数が増えた瞬間に、どれか1つが抜けます。

「案件進捗ボード」は、案件ごとの段階と期限を1か所に置いて、期限が近いものを自動で上に上げるために作ったツールです。この記事では、実際の画面で、ボードの見方から案件の登録までを紹介します。

期限管理の何がつらかったのか

案件の期限で手が止まるのは、次の3か所でした。

• 期限の置き場所がばらばら。手帳、ファイルの表紙、メール、付箋。案件ごとに「どこに書いたか」から探していました。
• いまどの段階か、が共有されない。自分は分かっていても、同僚に聞かれると説明が要る。休みの日に電話が来る原因はここでした。
• しばらく触っていない案件に気づけない。動いている案件に手を取られて、最後の連絡から1週間あいた案件が静かに残ります。

案件を進める作業より、「期限と状態を思い出す作業」が負担でした。

作ったもの：案件進捗ボード

1上段のKPIと期限アラートで、いまの状態をつかむ

進行中の案件数・期限超過・7日以内の期限・追客もれの疑い・決済目前の件数が、常に上に出ます。はじめて開いたときはボードが空なので、「サンプルを読み込む」で架空の案件を入れると、見え方を確かめられる仕組みです。

KPIの下には、期限が3日以内の案件が一覧で出ます。媒介契約の期限、ローン特約の期日、引渡日、内見予定が対象です。ここに出た案件から手をつけます。

2進捗のステージをクリックで進める

一覧は期限が近い順です。各行の「反響→内見→申込→契約→決済・引渡」のステッパーをクリックすると、その段階に変わります。戻すときも、前の段階をクリックするだけです。

3案件をクリックして、期限と最終接触日を直す

案件をクリックすると、期限・金額・担当者・メモをその場で直せます。最終接触日を更新すると、追客もれの印が消えます。連絡したらここを更新する、が運用の要です。

4「＋ 新規案件」で登録する

お客様名・物件・金額・担当者・期限を入れて保存します。賃貸・売買の区分も選べる形です。

期限が近い案件は、保存した瞬間に上に来ます。内見予定が2日後の案件なら、保存と同時に期限アラートと一覧の上位に上がる形です。お客様名・物件名で検索、担当者での絞り込みもできます。

できないこと・注意点

• 通知はボード上の表示だけです。メールやLINEへの通知はありません。朝いちにボードを開く、を習慣にする前提です。
• 同時編集はやり直しになることがあります。同じ案件を2人が同時に編集すると、後から保存した側に「最新の内容を読み込みました」と出ます。
• 削除は元に戻せません。案件を削除すると、社員全員のボードから消えます。
• つながらない間は、そのブラウザだけの保存です。サーバーにつながらない間はお使いのブラウザに保存され、つながると自動で送られます。

会社のサーバーに保存され、社員全員で同じボードを見ます。別の端末での更新も自動で取り込む仕組みです。

よくある質問

案件進捗ボードについて、よく聞かれることをまとめました。

• Q. サンプルの案件を消したいのですが？

  案件をクリックして編集画面を開き、「削除」を押してください。1件ずつ消えます。

• Q. ステージを戻せますか？

  戻せます。ステッパーの前の段階をクリックしてください。

• Q. 誰が編集したか分かりますか？

  担当者の欄で分かります。編集した人の記録は残りません。

• Q. 追客コックピットとはどう使い分けますか？

  追客コックピットは反響への「返信の遅れ」を見る場所、案件進捗ボードは案件の「期限と段階」を見る場所です。反響が申込に進んだら、ボードに登録してください。

まとめ

案件管理で消えていたのは、進める時間ではなく「期限と状態を思い出す時間」でした。このツールは、期限が近い案件と放置気味の案件を自動で上に上げて、朝いちに開けば順番が決まる状態を作るための道具です。

わたし自身の案件で毎日使っているので、アラートの日数や項目は使いながら直しています。頭とメモで期限を持っている方に、そのまま使ってもらえたらうれしいです。

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